Jak liczyć opłacone lekcje i nie stracić rachuby

Większość szkół językowych sprzedaje lekcje w pakietach: dziesięć lekcji opłaconych z góry i wykorzystywanych po jednej. Sprzedać je łatwo. Gorzej z liczeniem: odwołana lekcja, która została albo nie została pobrana, kursant przeniesiony do innej grupy, pakiet, który skończył się trzy tygodnie temu i nikt tego nie zauważył.

Oto co pomaga.

Najpierw ustal zasady, potem licz

Większość sporów o saldo to tak naprawdę spory o zasady. Zapisz:

• Które obecności zdejmują lekcję: obecność, spóźnienie, nieobecność z uprzedzeniem, nieobecność bez uprzedzenia.
• Ile wcześniej trzeba uprzedzić, żeby nieobecność liczyła się jako „z uprzedzeniem”, na przykład 24 godziny.
• Czy pakiet wygasa i kiedy.
• Co się dzieje z niewykorzystanymi lekcjami, gdy kursant odchodzi: zwrot pieniędzy, przeniesienie na inny kurs albo nic.

Pokaż zasady kursantom przy zakupie pakietu, a nie dopiero przy sporze.

Zapisuj zmiany zamiast nadpisywać liczbę

Komórka z liczbą „6” nie mówi, skąd ta liczba się wzięła. Prowadź jedną linię na każdą zmianę: zakupione lekcje, lekcja odbyta, lekcja oddana, korekta, każda z datą i osobą, która ją wprowadziła. Saldo to suma tych linii. Gdy kursant pyta o saldo, pokazujesz mu historię zamiast spierać się o liczbę.

Korekty to także nowe linie. Jeśli lekcja została pobrana przez pomyłkę, dodaj linię, która ją oddaje, zamiast usuwać starą.

Licz w chwili lekcji

Salda się rozjeżdżają, gdy obecność zapisuje się kilka dni później z pamięci. Kto przyszedł, wie nauczyciel, zaraz po zajęciach. Niech zaznaczenie obecności zajmuje mu chwilę, a saldo niech wynika z tego automatycznie.

Uprzedzaj, zanim lekcje się skończą

Kursant, który dowiaduje się w drzwiach, że nie ma już lekcji, to niezręczna rozmowa. Przypomnienie przy dwóch pozostałych lekcjach daje czas na zapłatę przed kolejnymi zajęciami. Kursanci, którzy widzą swoje saldo, zadają też mniej pytań.

Sprawdzaj raz w miesiącu

Na koniec miesiąca przejrzyj kursantów z saldem zerowym lub ujemnym, pakiety, które zaraz wygasną, i lekcje, które się odbyły, ale nie zostały rozliczone. Dziesięć minut sprawdzania oszczędza później dużo rozplątywania.

Jak to robi Lessora

W Lessorze saldo każdego kursanta to rejestr. Każdy zakup, odbyta lekcja, zwrot i korekta to wpis z datą i osobą, która go dodała, a wpisów nigdy się nie zmienia, tylko koryguje nowym. Nauczyciele zaznaczają obecność na telefonie po zajęciach, a saldo zmienia się według zasad Twojej szkoły. Kursanci widzą swoje saldo, dostają ostrzeżenie, gdy się kończy, i powiadomienie na tydzień przed wygaśnięciem pakietu.