Як вести облік передплачених занять і не збитися з рахунку

Більшість мовних шкіл продає заняття пакетами: десять занять, оплачених наперед і використаних одне за одним. Продати їх легко. Складніше рахувати: скасоване заняття, яке списали чи не списали, слухач, що перейшов в іншу групу, пакет, який закінчився три тижні тому, і ніхто цього не помітив.

Ось що допомагає.

Спершу правила, потім облік

Більшість суперечок про баланс насправді є суперечками про правила. Запишіть:

• Яка відвідуваність списує заняття: присутній, запізнився, відсутній з попередженням, відсутній без попередження.
• За скільки часу треба попередити, щоб відсутність вважалася «з попередженням», наприклад за 24 години.
• Чи має пакет термін дії і який.
• Що буває з невикористаними заняттями, коли слухач іде: повернення грошей, перенесення на інший курс або нічого.

Покажіть правила, коли слухач купує пакет, а не тоді, коли виникла суперечка.

Записуйте зміни, а не переписуйте число

Клітинка з числом «6» нічого не каже про те, звідки воно взялося. Ведіть один рядок на кожну зміну: куплені заняття, відвідане заняття, повернуте заняття, коригування, кожен з датою і тим, хто його вніс. Баланс є сумою цих рядків. Коли слухач питає про баланс, ви показуєте історію, а не сперечаєтеся про число.

Коригування теж є новими рядками. Якщо заняття списали помилково, додайте рядок, який його повертає, а не видаляйте старий.

Рахуйте одразу після заняття

Баланси розходяться, коли відвідуваність записують через кілька днів з пам’яті. Хто прийшов, знає викладач одразу після заняття. Зробіть так, щоб відмітити присутніх займало хвилину, а баланс рахувався з цього.

Попереджайте, поки заняття не закінчилися

Слухач, який дізнається біля дверей, що занять більше немає, означає незручну розмову. Нагадування, коли лишилося два заняття, дає час оплатити до наступного заняття. Слухачі, які бачать свій баланс, ще й ставлять менше запитань.

Перевіряйте раз на місяць

Наприкінці місяця перегляньте слухачів з нульовим або від’ємним балансом, пакети, термін яких скоро спливає, і заняття, які відбулися, але не були відмічені. Десять хвилин перевірки заощаджують багато розплутування згодом.

Як це робить Lessora

У Lessora баланс кожного слухача є журналом. Кожна покупка, відвідане заняття, повернення й коригування є записом із датою та людиною, яка його внесла, а записи ніколи не змінюються, лише виправляються новими. Викладачі відмічають присутніх на телефоні після заняття, і баланс змінюється за правилами вашої школи. Слухачі бачать свій баланс, отримують попередження, коли він закінчується, і повідомлення за тиждень до завершення пакета.