Як перевести школу з таблиць: чекліст

Більшість шкіл відкладає зміну інструментів з однієї причини: здається, що це тиждень передруковування й місяць плутанини. Так не мусить бути. Якщо трохи навести лад і чітко обрати день старту, школа з кількома сотнями слухачів переходить за кілька днів.

Оберіть день старту

Оберіть спокійний тиждень, а не перші тижні вересня чи січня. Добре підходить понеділок одразу після кінця місяця: оплати за місяць закриті, і залишки занять можна порахувати на одну дату.

Ця дата важлива. Баланс кожного слухача в новій системі це «заняття, що залишилися на день старту». Заняття до цієї дати лишаються в старому файлі, з неї їх записують у новій системі.

Наведіть лад у списках перед перенесенням

• Один рядок на людину. Об’єднайте дублікати на кшталт «Анна К.» і «Анна Коваль».
• Email кожного викладача. Він потрібен для входу.
• Email слухачів, якщо він є, і опікун для кожного, кому менше 16.
• Не переносьте слухачів, які пішли давно.
• Зрозумілі всім назви груп: «Англійська B1, пн/ср 18:00» замість «Група 7».

Чисті дані, перенесені один раз, кращі за безлад, перенесений швидко.

Вирішіть, що лишається

Не обов’язково переносити все. Історія оплат і минула відвідуваність можуть лишитися в старому файлі. Зробіть його лише для читання й зберігайте стільки, скільки потрібно вашій бухгалтерії. Переносите те, що потрібно від дня старту: людей, курси, групи, розклад і залишки занять.

Спершу запишіть правила

Перш ніж налаштовувати систему, домовтеся про правила, які вона застосовуватиме: які пропуски списують заняття, за скільки часу треба скасувати, чи мають пакети термін дії. Налаштувати їх один раз на старті легше, ніж потім виправляти баланси.

Почніть з викладачів

Чи запрацює новий інструмент, вирішують викладачі, бо саме вони відмічають заняття. Покажіть їм єдиний екран, який їм потрібен, звіт про заняття з телефона, ще до того, як слухачі почують про зміни. П’ятнадцяти хвилин досить.

Потім розкажіть слухачам, що змінюється для них: де дивитися розклад і скільки занять у них залишилося.

Не ведіть дві системи довго

Тиждень звіряння нової системи зі старою корисний. Місяць ні: люди перестають розуміти, яка з них правильна. Після першого тижня старий файл лише для довідки.

Перевірте все після першого тижня

Пошукайте заняття, які відбулися, але не були відмічені, баланси, що виглядають дивно, і слухачів без групи. Більшість проблем виявляється в перший тиждень, поки їх ще легко виправити.

Як допомагає Lessora

Lessora імпортує викладачів, курси, групи з розкладом, слухачів і залишки занять з Excel, Google Таблиць або CSV і перед збереженням показує, що зміниться. Якщо не хочете робити це самі, надішліть нам файли, і ми імпортуємо їх за вас, безкоштовно в кожному тарифі, зокрема в пробному періоді.