Cómo dejar las hojas de cálculo en tu academia: una lista de comprobación

La mayoría de las academias retrasan el cambio de herramienta por lo mismo: parece una semana de teclear y un mes de lío. No tiene por qué. Con un poco de orden y un día de inicio claro, una academia con unos cientos de alumnos cambia en pocos días.

Elige un día de inicio

Elige una semana tranquila, no las primeras de septiembre o enero. Un lunes justo después de fin de mes funciona bien: los pagos del mes están cerrados y puedes contar las clases que quedan en una sola fecha.

Esa fecha importa. El saldo de cada alumno en el sistema nuevo es «clases que le quedan el día de inicio». Las clases anteriores se quedan en el archivo antiguo; desde ese día se registran en el nuevo.

Ordena las listas antes de pasarlas

• Una fila por persona. Une duplicados como «Ana G.» y «Ana García».
• Un correo para cada profesor. Lo necesitan para entrar.
• Correos de los alumnos cuando los tengas, y un tutor para cada menor de 16 años.
• Deja fuera a los alumnos que se fueron hace tiempo.
• Nombres de grupo que entienda todo el mundo: «Inglés B1, lun/miér 18:00» mejor que «Grupo 7».

Datos limpios pasados una vez son mejores que datos desordenados pasados deprisa.

Decide qué se queda atrás

No hace falta pasarlo todo. El historial de pagos y la asistencia pasada pueden quedarse en el archivo antiguo. Déjalo en solo lectura y guárdalo el tiempo que necesite tu gestoría. Pasas lo que necesitas desde el día de inicio: personas, cursos, grupos, horario y clases que quedan.

Escribe primero tus normas

Antes de configurar, acuerda las normas que aplicará el sistema: qué ausencias gastan una clase, con cuánta antelación hay que cancelar, si los bonos caducan. Fijarlas una vez al principio es más fácil que corregir saldos después.

Empieza por el profesorado

El profesorado decide si una herramienta nueva funciona, porque es quien registra las clases. Enséñales la única pantalla que necesitan, registrar una clase desde el móvil, antes de que el alumnado se entere del cambio. Con quince minutos basta.

Después cuéntale al alumnado qué cambia para ellos: dónde ver su horario y cuántas clases les quedan.

No mantengas dos sistemas mucho tiempo

Una semana comparando el sistema nuevo con el antiguo es útil. Un mes no: la gente deja de saber cuál es el bueno. Después de la primera semana, el archivo antiguo es solo de consulta.

Revisa tras la primera semana

Busca clases que se dieron pero no se registraron, saldos que no cuadran y alumnos sin grupo. La mayoría de los problemas aparecen la primera semana, cuando todavía es fácil arreglarlos.

Cómo ayuda Lessora

Lessora importa profesores, cursos, grupos con sus horarios, alumnos y clases que quedan desde Excel, Hojas de cálculo de Google o CSV, y te enseña qué va a cambiar antes de guardar nada. Si prefieres no hacerlo tú, envíanos tus archivos y los importamos por ti, gratis en todos los planes, también durante la prueba.