Normas de asistencia para academias de idiomas: una guía práctica

Una clase perdida le cuesta a la academia de una forma u otra. Si la cobras, el alumno puede sentirlo injusto; si no, se pierden el tiempo del profesor y la plaza en el grupo. Unas normas de asistencia lo deciden una vez y por adelantado, para que nadie tenga que discutirlo caso por caso.

Qué deben incluir

Unas buenas normas responden a estas preguntas en pocas líneas cada una:

• Cancelar a tiempo. Con cuánta antelación debe avisar un alumno para que la clase no cuente, por ejemplo 24 horas, y cómo debe avisar.
• No presentarse. Si se cobra una clase perdida sin aviso.
• Retrasos. Si llegar tarde cuenta como asistencia y si la clase termina igualmente a su hora.
• Recuperar clases. Si una clase perdida se puede recuperar en otro grupo o más tarde, y durante cuánto tiempo.
• Enfermedad e imprevistos. Si haces excepciones y quién decide.
• Días de cierre. Que las clases en festivos y otros días de cierre no se cobran.
• Bonos. Si las clases caducan y qué pasa con ellas si un alumno se va.

Grupo e individual no son lo mismo

Una clase de grupo se da venga o no un alumno, por eso muchas academias cobran las clases de grupo perdidas y ofrecen a cambio un hueco para recuperarla. En una clase individual la hora del profesor está reservada para una persona, así que el plazo de aviso importa más. Tener reglas distintas para cada caso está bien, siempre que ambas estén por escrito.

Breves y a la vista

Pon las normas en una sola página. Muéstralas cuando un alumno se inscribe o compra un bono, y envíalas de nuevo al empezar cada trimestre. Unas normas que el alumno nunca ha visto son difíciles de aplicar.

Aplícalas siempre igual

Las normas fallan en las excepciones: si un profesor perdona una ausencia y otro no, los alumnos lo notan. Decide quién puede hacer excepciones, pide un motivo y déjalo registrado. La próxima vez que alguien pregunte, verás qué se decidió antes.

Revísalas cada trimestre

Mira con qué frecuencia se aplicó cada regla. Si muchos alumnos faltan en la misma época del año, ajusta el horario y no las normas. Si haces una y otra vez la misma excepción, probablemente debería formar parte de las normas.

Cómo lo hace Lessora

En Lessora fijas las reglas una vez en Ajustes de la escuela → Clases y saldos: si llegar tarde, faltar con aviso y faltar sin aviso gastan una clase. Los profesores pasan lista después de clase y los saldos siguen esas reglas. Los alumnos pueden pulsar No puedo ir para avisar de una ausencia, los días de cierre que añades dejan los festivos sin clases y un profesor solo puede perdonar un cobro concreto indicando un motivo, que queda en el historial.