Anwesenheitsregeln für Sprachschulen: ein praktischer Leitfaden

Eine verpasste Stunde kostet die Schule so oder so. Buchst du sie ab, findet der Kursteilnehmer das vielleicht unfair; tust du es nicht, sind die Zeit der Lehrkraft und der Platz in der Gruppe verloren. Anwesenheitsregeln klären das einmal und im Voraus, damit niemand jeden Fall einzeln aushandeln muss.

Was hineingehört

Gute Regeln beantworten diese Fragen in jeweils ein paar Zeilen:

• Rechtzeitige Absage. Wie früh jemand absagen muss, damit die Stunde nicht zählt, zum Beispiel 24 Stunden, und wie die Absage erfolgt.
• Nichterscheinen. Ob eine Stunde ohne Absage abgebucht wird.
• Verspätung. Ob eine Verspätung als anwesend zählt und ob die Stunde trotzdem pünktlich endet.
• Nachholstunden. Ob eine verpasste Stunde in einer anderen Gruppe oder später nachgeholt werden kann, und wie lange.
• Krankheit und Notfälle. Ob du Ausnahmen machst und wer entscheidet.
• Schließtage. Dass Stunden an Feiertagen und anderen Schließtagen nicht abgebucht werden.
• Pakete. Ob Stunden verfallen und was mit ihnen passiert, wenn jemand aufhört.

Gruppen- und Einzelunterricht sind verschieden

Eine Gruppenstunde findet statt, ob ein Kursteilnehmer kommt oder nicht. Deshalb buchen viele Schulen verpasste Gruppenstunden ab und bieten stattdessen einen Nachholtermin an. Im Einzelunterricht ist die Stunde der Lehrkraft für eine Person reserviert, also zählt die Absagefrist mehr. Unterschiedliche Regeln für beide sind in Ordnung, solange beide aufgeschrieben sind.

Kurz und sichtbar

Bring die Regeln auf eine Seite. Zeig sie bei der Anmeldung oder beim Kauf eines Pakets und schick sie zu Beginn jedes Semesters noch einmal. Regeln, die niemand je gesehen hat, lassen sich schwer durchsetzen.

Immer gleich anwenden

An Ausnahmen scheitern Regeln: Wenn eine Lehrkraft ein Nichterscheinen erlässt und eine andere nicht, merken das alle. Leg fest, wer Ausnahmen machen darf, verlang eine Begründung und halte sie fest. Beim nächsten Mal siehst du, was vorher entschieden wurde.

Jedes Semester überprüfen

Sieh dir an, wie oft jede Regel gegriffen hat. Fehlen viele zur selben Jahreszeit, pass den Stundenplan an, nicht die Regeln. Wenn du immer wieder dieselbe Ausnahme machst, gehört sie wahrscheinlich in die Regeln.

So macht es Lessora

In Lessora legst du die Regeln einmal unter Schuleinstellungen → Stunden und Guthaben fest: ob Verspätung, Abwesenheit mit Absage und Abwesenheit ohne Absage eine Stunde kosten. Lehrkräfte tragen die Anwesenheit nach dem Unterricht ein, und die Guthaben folgen diesen Regeln. Kursteilnehmer können mit Ich kann nicht kommen eine Abwesenheit melden, eingetragene Schließtage halten Feiertage frei, und eine Lehrkraft kann eine einzelne Abbuchung nur mit Begründung erlassen, die im Verlauf bleibt.