Weg von der Tabelle: eine Checkliste für den Umstieg deiner Schule

Die meisten Schulen schieben einen Werkzeugwechsel aus demselben Grund auf: Er fühlt sich an wie eine Woche Abtippen und ein Monat Chaos. Das muss nicht sein. Mit etwas Aufräumen und einem klaren Starttag wechselt eine Schule mit ein paar hundert Kursteilnehmern in wenigen Tagen.

Wähle einen Starttag

Nimm eine ruhige Woche, nicht die ersten Wochen im September oder Januar. Gut geeignet ist ein Montag direkt nach Monatsende: Die Zahlungen des Monats sind erledigt, und du kannst die Reststunden zu einem einzigen Stichtag zählen.

Dieses Datum ist wichtig. Das Guthaben jedes Kursteilnehmers im neuen System ist „Reststunden am Starttag“. Stunden davor bleiben in der alten Datei, ab diesem Tag werden sie im neuen System erfasst.

Räum die Listen vor dem Umzug auf

• Eine Zeile pro Person. Führe Dubletten wie „Anna K.“ und „Anna Kowalska“ zusammen.
• Eine E-Mail-Adresse für jede Lehrkraft. Sie brauchen sie zum Anmelden.
• E-Mail-Adressen der Kursteilnehmer, wo vorhanden, und ein Erziehungsberechtigter für alle unter 16.
• Lass Kursteilnehmer weg, die schon lange nicht mehr kommen.
• Gruppennamen, die alle verstehen: „Englisch B1, Mo/Mi 18:00“ statt „Gruppe 7“.

Saubere Daten, einmal übernommen, sind besser als chaotische Daten, schnell übernommen.

Entscheide, was zurückbleibt

Du musst nicht alles übernehmen. Zahlungsverlauf und frühere Anwesenheiten können in der alten Datei bleiben. Schreibschütze sie und bewahre sie so lange auf, wie deine Buchhaltung es braucht. Übernommen wird, was du ab dem Starttag brauchst: Personen, Kurse, Gruppen, Stundenplan und Reststunden.

Schreib zuerst die Regeln auf

Leg vor der Einrichtung fest, welche Regeln das System anwenden soll: Welche Abwesenheiten verbrauchen eine Stunde, wie früh muss abgesagt werden, verfallen Pakete? Einmal zu Beginn eingestellt ist einfacher als später Guthaben zu korrigieren.

Hol zuerst die Lehrkräfte ins Boot

Ob ein neues Werkzeug funktioniert, entscheiden die Lehrkräfte, denn sie erfassen die Stunden. Zeig ihnen den einen Bildschirm, den sie brauchen, die Stundenerfassung am Handy, bevor die Kursteilnehmer vom Wechsel erfahren. Fünfzehn Minuten reichen.

Dann sag den Kursteilnehmern, was sich für sie ändert: wo sie ihren Stundenplan sehen und wie viele Stunden sie noch haben.

Führ nicht lange zwei Systeme parallel

Eine Woche, in der du das neue System mit dem alten abgleichst, ist sinnvoll. Ein Monat nicht: Irgendwann weiß niemand mehr, welches stimmt. Nach der ersten Woche dient die alte Datei nur noch zum Nachschlagen.

Prüf nach der ersten Woche

Such nach Stunden, die stattgefunden haben, aber nicht erfasst wurden, nach Guthaben, die falsch aussehen, und nach Kursteilnehmern ohne Gruppe. Die meisten Probleme zeigen sich in der ersten Woche, solange sie noch leicht zu beheben sind.

So hilft Lessora

Lessora importiert Lehrkräfte, Kurse, Gruppen mit Stundenplänen, Kursteilnehmer und Reststunden aus Excel, Google Sheets oder CSV und zeigt dir vor dem Speichern, was sich ändert. Wenn du das nicht selbst machen möchtest, schick uns deine Dateien und wir importieren sie für dich, kostenlos in jedem Tarif, auch im Testzeitraum.