Jak przenieść szkołę z arkuszy: lista kontrolna

Większość szkół odkłada zmianę narzędzi z tego samego powodu: wydaje się, że to tydzień przepisywania i miesiąc zamieszania. Nie musi tak być. Po drobnych porządkach i z jasno wybranym dniem startu szkoła z kilkuset kursantami przechodzi w kilka dni.

Wybierz dzień startu

Wybierz spokojny tydzień, a nie pierwsze tygodnie września czy stycznia. Dobrze sprawdza się poniedziałek zaraz po końcu miesiąca: płatności za miesiąc są rozliczone, a pozostałe lekcje policzysz na jeden dzień.

Ta data jest ważna. Saldo każdego kursanta w nowym systemie to „lekcje, które zostały w dniu startu”. Lekcje sprzed tego dnia zostają w starym pliku, a od tego dnia zapisujesz je w nowym.

Uporządkuj listy, zanim je przeniesiesz

• Jeden wiersz na osobę. Połącz duplikaty, takie jak „Anna K.” i „Anna Kowalska”.
• E-mail każdego lektora. Jest potrzebny do logowania.
• E-maile kursantów, jeśli je masz, i opiekun dla każdego poniżej 16 lat.
• Pomiń kursantów, którzy odeszli dawno temu.
• Nazwy grup zrozumiałe dla wszystkich: „Angielski B1, pon/śr 18:00” zamiast „Grupa 7”.

Czyste dane przeniesione raz są lepsze niż bałagan przeniesiony szybko.

Zdecyduj, co zostaje

Nie musisz przenosić wszystkiego. Historia płatności i dawne obecności mogą zostać w starym pliku. Zachowaj go tylko do odczytu i przechowuj tak długo, jak potrzebuje Twoja księgowość. Przenosisz to, czego potrzebujesz od dnia startu: ludzi, kursy, grupy, plan zajęć i pozostałe lekcje.

Najpierw spisz zasady

Zanim zaczniesz konfigurację, ustal zasady, które system będzie stosował: które nieobecności zdejmują lekcję, z jakim wyprzedzeniem można odwołać zajęcia, czy pakiety wygasają. Łatwiej ustawić je raz na starcie, niż później poprawiać salda.

Zacznij od lektorów

To lektorzy decydują, czy nowe narzędzie działa, bo to oni zapisują lekcje. Pokaż im jeden ekran, którego potrzebują, czyli raport z lekcji w telefonie, zanim kursanci usłyszą o zmianie. Wystarczy piętnaście minut.

Potem powiedz kursantom, co się dla nich zmienia: gdzie zobaczą plan zajęć i ile lekcji im zostało.

Nie prowadź dwóch systemów zbyt długo

Tydzień porównywania nowego systemu ze starym się przydaje. Miesiąc już nie: ludzie przestają wiedzieć, który jest aktualny. Po pierwszym tygodniu stary plik służy już tylko do wglądu.

Sprawdź wszystko po pierwszym tygodniu

Poszukaj lekcji, które się odbyły, ale nie zostały zaraportowane, sald, które wyglądają podejrzanie, i kursantów bez grupy. Większość problemów wychodzi w pierwszym tygodniu, kiedy jeszcze łatwo je naprawić.

Jak pomaga Lessora

Lessora importuje lektorów, kursy, grupy z harmonogramami, kursantów i pozostałe lekcje z Excela, Arkuszy Google lub CSV, a zanim cokolwiek zapisze, pokazuje, co się zmieni. Jeśli wolisz nie robić tego samodzielnie, wyślij nam pliki, a zaimportujemy je za Ciebie, za darmo w każdym planie, także w okresie próbnym.