Vorausbezahlte Stunden zählen, ohne den Überblick zu verlieren

Die meisten Sprachschulen verkaufen Stunden in Paketen: zehn Stunden im Voraus bezahlt und nach und nach genutzt. Verkaufen ist leicht. Beim Zählen geht es schief: eine abgesagte Stunde, die abgebucht wurde oder nicht, ein Kursteilnehmer, der in eine andere Gruppe gewechselt ist, ein Paket, das vor drei Wochen aufgebraucht war, ohne dass es jemand gemerkt hat.

Das hilft.

Erst die Regeln festlegen, dann zählen

Die meisten Streitigkeiten über Guthaben sind eigentlich Streitigkeiten über Regeln. Schreib auf:

• Welche Anwesenheit eine Stunde verbraucht: anwesend, verspätet, abwesend mit Absage, abwesend ohne Absage.
• Wie früh eine Absage kommen muss, zum Beispiel 24 Stunden vorher.
• Ob ein Paket verfällt und wann.
• Was mit ungenutzten Stunden passiert, wenn jemand aufhört: Erstattung, Übertrag auf einen anderen Kurs oder nichts.

Zeig die Regeln beim Kauf eines Pakets, nicht erst beim Streit.

Änderungen festhalten statt die Zahl zu überschreiben

Eine Zelle mit „6“ sagt nichts darüber, wie die Zahl zustande kam. Führe eine Zeile pro Änderung: gekaufte Stunden, besuchte Stunde, zurückgegebene Stunde, Korrektur, jeweils mit Datum und wer sie eingetragen hat. Das Guthaben ist die Summe dieser Zeilen. Fragt jemand nach seinem Guthaben, zeigst du den Verlauf, statt über die Zahl zu streiten.

Auch Korrekturen sind neue Zeilen. Wurde eine Stunde versehentlich abgebucht, füge eine Zeile hinzu, die sie zurückgibt, statt die alte zu löschen.

Im Moment der Stunde zählen

Guthaben laufen auseinander, wenn die Anwesenheit Tage später aus dem Gedächtnis eingetragen wird. Wer da war, weiß die Lehrkraft, direkt nach dem Unterricht. Mach es ihr leicht, die Anwesenheit schnell einzutragen, und lass das Guthaben daraus folgen.

Rechtzeitig Bescheid geben

Wer erst an der Tür erfährt, dass keine Stunden mehr übrig sind, hat ein unangenehmes Gespräch vor sich. Eine Erinnerung bei zwei verbleibenden Stunden lässt Zeit, vor dem nächsten Termin zu zahlen. Wer sein Guthaben selbst sehen kann, fragt außerdem seltener nach.

Einmal im Monat prüfen

Sieh dir am Monatsende die Kursteilnehmer mit null oder negativem Guthaben an, Pakete, die bald verfallen, und Stunden, die stattgefunden haben, aber nie erfasst wurden. Zehn Minuten Prüfen ersparen später viel Entwirren.

So macht es Lessora

In Lessora ist das Guthaben jedes Kursteilnehmers ein Buchungsjournal. Jeder Kauf, jede besuchte Stunde, jede Erstattung und Korrektur ist ein Eintrag mit Datum und Person, und Einträge werden nie geändert, nur durch einen neuen korrigiert. Lehrkräfte tragen die Anwesenheit nach dem Unterricht auf dem Handy ein, und das Guthaben folgt den Regeln deiner Schule. Kursteilnehmer sehen ihr Guthaben, bekommen eine Warnung, wenn es knapp wird, und einen Hinweis eine Woche bevor ein Paket verfällt.