Cómo llevar la cuenta de las clases prepagadas

La mayoría de las academias de idiomas venden clases en bonos: diez clases pagadas por adelantado que se usan una a una. Venderlas es fácil. Llevar la cuenta es donde falla: una clase cancelada que se cobró o no, un alumno que se cambió de grupo, un bono que se agotó hace tres semanas sin que nadie se diera cuenta.

Esto es lo que ayuda.

Decide las reglas antes de contar

La mayoría de los desacuerdos sobre saldos son en realidad desacuerdos sobre reglas. Escribe:

• Qué asistencia gasta una clase: presente, tarde, ausente con aviso, ausente sin aviso.
• Con cuánta antelación hay que avisar para que cuente como «con aviso», por ejemplo 24 horas.
• Si un bono caduca y cuándo.
• Qué pasa con las clases sin usar cuando un alumno se va: devolución, traspaso a otro curso o nada.

Comparte las reglas cuando el alumno compra un bono, no cuando hay una discusión.

Registra los cambios en lugar de sobrescribir el número

Una celda que dice «6» no cuenta cómo se llegó a ese número. Lleva una línea por cambio: clases compradas, clase asistida, clase devuelta, corrección, cada una con la fecha y quién la hizo. El saldo es la suma de esas líneas. Cuando un alumno pregunta por su saldo, le enseñas el historial en lugar de discutir el número.

Las correcciones también son líneas nuevas. Si una clase se cobró por error, añade una línea que la devuelva en vez de borrar la anterior.

Cuenta en el momento de la clase

Los saldos se descuadran cuando la asistencia se apunta días después de memoria. Quien sabe quién vino es el profesor, justo después de la clase. Haz que pasar lista le lleve un momento y que el saldo salga de ahí.

Avisa antes de que se acaben

Un alumno que descubre en la puerta que no le quedan clases es una conversación incómoda. Un aviso cuando quedan dos clases le da tiempo a pagar antes de la siguiente. Los alumnos que ven su propio saldo, además, preguntan menos.

Revisa una vez al mes

A final de mes, mira los alumnos con saldo cero o negativo, los bonos a punto de caducar y las clases que se dieron pero nunca se registraron. Diez minutos de revisión ahorran mucho desenredo después.

Cómo lo hace Lessora

En Lessora el saldo de cada alumno es un registro contable. Cada compra, clase asistida, devolución y corrección es una entrada con fecha y con la persona que la hizo, y las entradas nunca se editan, solo se corrigen con una nueva. Los profesores pasan lista en el móvil después de clase y el saldo sigue las reglas de cobro de tu escuela. Los alumnos ven su saldo, reciben un aviso cuando se está acabando y otro una semana antes de que caduque un bono.